Sicherlich hast du bereits Projektrisiken in deinem Projekt erlebt, die dein Projekt in Gefahr gebracht haben. Daher weißt du ganz genau, wie unangenehm das war und wie wichtig es ist, diese Risiken im Griff zu bekommen.
Daher werde ich jetzt nicht den tausendsten Artikel darüberschreiben, was Risikomanagement ist oder was sonst andere Autoren für einen Schwachsinn immer wieder wiederholen. Kurz und pragmatisch geht es in diesem Artikel darum, wie du Projektrisiken identifizierst und analysierst. Ziel ist es Gegenmaßnahmen für die Risiko-Ursachen zu identifizieren und umsetzen. Diese strukturierte Methode zur Bewältigung von Projektrisiken, werde ich dir in diesem Blog-Artikel vorstellen.
Ja, Projektrisiken zu dokumentieren ist sinnvoll, aber das ist kein Risikomanagement im Projektmanagement. Das ist Dokumentation und das kann eine künstliche Intelligenz wie ChatGPT zukünftig schneller erledigen. Dafür braucht es keinen Projektmanager, maximal einen Praktikanten, der mit MS Office umgehen kann.
Kommen wir aber dazu, worum es in diesem Artikel geht: Ich zeige euch eine Methode aus dem Risikomanagement im Projektmanagement, die euch hilft adäquate Gegenmaßnahmen für Projektrisiken zu definieren und auch umzusetzen.
Aber fangen wir von Beginn an: Sicherlich hast du bereits Projektrisiken in deinem Projekt erlebt, die dein Projekt in Gefahr gebracht haben. Daher weißt du, wie wichtig es ist, diese Risiken in den Griff zu bekommen. Daher geht es im Risikomanagement darum, die wahren Ursachen für das Risiko zu identifizieren und entsprechende Lösungen zu finden, um das Risiko zu bewältigen und zu lösen!
Und genau hier liegt die Herausforderung!
Du als Projektmanager oder Projektmitarbeiter musst das Projektrisiko als solches erkennen und in die Verantwortung dafür gehen. Wenn sich keiner darum kümmert, gefährdet es deinen Projekterfolg.
Zuerst will ich dir das Vorgehen und die Methode in diesem Artikel erklären, sodass du im Projekt dafür gewappnet bist, die ideale Lösung strukturiert zu identifizieren und anzuwenden. Ferner hilft dir diese Methode auch Lösungen zu identifizieren, für Probleme, die hier nicht angesprochen werden. Es handelt sich dabei um eine bewährte Methode aus der Unternehmensberatung, die ich schon oft angewandt habe.
First things first: Probleme und Risiken kategorisieren sich in Projekten in drei Dimensionen:
Zeit,
Qualität und/ oder
Budget.
Beispiel: Wenn ein Projekt maßgeblich die Projektdauer (Zeit) überschreitet und sich verzögert, so wird es bereits nicht mehr als voller Erfolg angesehen. Dies gilt auch, wenn ein Projekt nicht in Qualität und/ oder Budget abgeliefert wird.
Die Ursachen dafür können vielfältig sein und anbei will ich nur ein paar Beispiele für jede Dimension nennen:
Zeit
Der Projektfortschritt ist nicht so weit, wie dieser gemäß Projektplan sein sollte.
Nicht alle geplanten Meilensteine wurden bisher erreicht.
Externe Faktoren oder Stakeholder wollen den Go-Live nach vorne ziehen.
Qualität
Testergebnisse zeigen deutliche Mängel auf.
Reviews durch interne Fachkollegen werfen sehr viele Fragen und Feedback auf.
Erarbeitete Konzepte werden aufgrund fachlicher Mängel nicht von der Linienorganisation abgenommen.
Budget
Das Budget für interne Kostenstellen wird überschritten.
Das Budget für externe Dienstleister wird überschritten.
Die geplanten Reisekosten werden im Projekt überschritten.
Auch wenn Probleme oder Projektrisiken nur ein Teilprojekt betreffen, musst du dich als Projektmanager dafür mitverantwortlich fühlen.
Hierbei hilft dir ein strukturiertes Vorgehen, dass sich in der Praxis bewährt hat: Die Analyse mittels Problem-Ursache-Lösungs-Liste, oder kurz PUL-Liste:
Zuerst gibt es ein Problem oder Risiko im Projekt. Es wird beschrieben, sodass ein unbeteiligter Dritter versteht, worum es geht und was genau das Problem ist und weshalb es zum Projektrisiko werden kann.
Dann werden die Ursachen für das Problem identifiziert. Hierbei hilft es oft Hypothesen aufzustellen, weshalb das Problem besteht und was dessen Hintergründe sind. Hierbei darfst du nicht vergessen, dass ein Problem viele Ursachen haben kann, sodass unterschiedliche Lösungen notwendig werden. Unternehmensberatungen verwenden dazu die Fragetechnik der „5 W’s“. Sie fragen immer wieder hintereinander „Warum …“: „Warum besteht das Problem?“, „Warum ist das die Ursache?“, usw. Mittels dieser Fragetechnik versuchst du die wahren Ursachen und Hintergründe des Problems zu identifizieren. Wichtig ist es, alle möglichen Ursachen zu notieren, solange du noch nicht die wahre Ursache kennst.
Im letzten Schritt werden Lösungen definiert, die als Gegenmaßnahme für die entsprechenden Ursachen umgesetzt werden können. Für jede Ursache wird mindestens eine Lösung definiert. Es ist durchaus normal, dass mehrere Lösungen (Maßnahmen) für eine Ursache definiert und ergriffen werden müssen.
Nochmal zur Verdeutlichung: Ein Problem kann viele Ursachen haben und eine Ursache kann viele Lösungen haben.
Ein einfaches, aber anschauliches Beispiel:
Problem: Dein Transformationsprojekt läuft zeitlich aus dem Ruder. Meilensteine werden nicht erreicht und Deadlines gerissen. Dein Projekt verzögert sich.
Was könnten die möglichen Ursachen dafür sein?
Projektmitarbeiter arbeiten zu wenig mit, sodass Projektmeilensteine nicht in der Zeit erreicht werden. Ferner gilt es hier zu hinterfragen, warum sie so wenig mitarbeiten bzw. die Projektmeilensteine nicht erreicht werden?
Workshops werden von Führungskräften nicht besucht, sodass Inhalte nicht abgestimmt werden können. Hier gilt es zu hinterfragen, warum die Führungskräfte nicht die Workshops besuchen? Was ist der wahre Grund für das Fernbleiben der Führungskräfte: Keine Zeit? Politische Spielchen? Prioritäten werden anders gesetzt? Projekt wird als unwichtig angesehen?
Nehmen wir ein einfaches Beispiel aus einem anderen Bereich, um die Methode einmal mit Lösungen zu simulieren:
Problem: Du kommst nachhause und willst die Stehlampe im Wohnzimmer anschalten. Leider funktioniert das Licht nicht. Trotz mehrfacher Betätigung des Lichtschalters passiert nichts und das Licht bleibt aus.
Was könnten die Ursachen dafür sein?
1. Der Strom ist im gesamten Haus ausgefallen.
2. Die Sicherung ist rausgeflogen.
3. Die Glühbirne ist defekt.
4. Das Stromkabel vom Schalter zur Lampe ist defekt.
Du steigst dann tiefer in die Ursachenanalyse ein. Der Strom funktioniert ansonsten in der Wohnung und es ist keine Sicherung rausgeflogen oder defekt. Du tauschst die Glühbirne, aber das Licht geht immer noch nicht.
Bei genauerem Hinschauen mit der Taschenlampe siehst du, dass das Stromkabel zur Stehlampe angenagt wurde.
Du fragst dich „Warum ist das Stromkabel angenagt?“
Du bemerkst, dass das Gitter zu deinem Hamsterkäfig offen ist und dein Hamster frei in der Wohnung umherläuft.
Du fragst dich „Warum und wie konnte der Hamster sein Gitter öffnen?“
Du bemerkst, dass das Scharnier zum Gitter verrostet ist, sodass der Hamster weglaufen konnte.
Deine Lösungen sind daher:
Das Kabel zur Stehlampe austauschen.
Den Hamsterkäfig reparieren, sodass er nicht mehr weglaufen kann.
Ein Problem hat somit mindestens eine Ursache, die mittels der 5-W’s-Fragetechnik genauer analysiert werden muss. Hierbei wird sich gegebenenfalls zeigen, dass ein Problem, zahlreiche Ursachen hat und somit einige Gegenmaßnahmen als Lösung definiert und durchgeführt werden sollten.
Als Projektmanager musst du im Hinterkopf behalten, dass Probleme viele Ursachen haben können, weshalb du diese umfassend analysieren musst. Oftmals reicht es nicht, eine Gegenmaßnahme als Lösung zu definieren, da du mindestens eine Lösung für jede Ursache benötigst.
Wie sowas im Projektmanagement aussehen kann, erkläre ich umfassend in meinem Buch anhand 25 Beispielen. 25 typische Probleme und Risiken im Projektalltag werden umfassend beschrieben. Dazu liefere ich dir typische und häufige Ursachen inklusive meiner Lösungsvorschläge. Dazu ist es wichtig, dass du nicht alle Lösungen blind übernimmst, sondern die wahren Ursachen analysiert und die Lösungen an deine Ursachen gegebenenfalls anpassen musst.
Was solltest du von diesem Artikel mitnehmen?
Zur Problemanalyse verwendest du die 5-W’s-Fragetechnik und fragst so lange nach dem „Warum“, bis du die Ursache verstehst und plausible Lösungen hast. Die Anzahl der Nachfragen ist dabei nicht auf fünf begrenzt, sondern als Anhalt zu verstehen. Wichtig ist, dass du so lange nachfragst, bis du die wahre Ursache des Problems identifiziert hast und das Problem vollumfänglich verstehst.
Definiere Gegenmaßnahmen, die gezielt auf die Ursachen eingehen. Falls es sinnvoll oder notwendig erscheint, lohnt es sich mehrere Gegenmaßnahmen für eine Ursache oder ein Problem zu definieren und umzusetzen.
Definiere Verantwortliche für das Projektrisiko und die Gegenmaßnahmen, um die Umsetzung sicherzustellen.
Probleme und Risiken in Projekten strukturierst du mittels Problem-Ursache-Lösungs-Liste, bspw. in MS Excel oder MS PowerPoint. Eine kostenlose PDF findest du hier.
Das passende Buch, welches die Methode erklärt und auf 25 typische Projektrisiken umfassend eingeht, findest du auf Amazon: Projektrisiken einfach lösen mit Vorlagen, Checklisten und 25 exemplarischen Projektrisiken, die umfassend analysiert und mit Gegenmaßnahmen präsentiert werden.