(You can read the English version of this article on my blog)
Ich bin mir sicher, dass Du ChatGPT schon einmal benutzt hast. Aber ich werde Dir einige Anwendungsfälle zeigen, die für Dich vielleicht neu sind. Wenn Du in der Unternehmensberatung tätig bist oder unternehmensinterne Kunden zu verschiedenen Projekten beraten musst, wird Dir dies helfen, Zeit zu sparen und bessere Lösungen für deine Kunden zu finden.
Für jeden der folgenden Anwendungsfälle werde ich Dir den jeweiligen Prompt auf English vorstellen. Zudem erhältst Du eine kurze Beschreibung und ein Bild von ChatGPT‘s Antwort.
Wenn du die Antworten auf Deutsch haben möchtest, kannst du „Please give me the answer in German“, am Ende eines jedes Prompts einfügen. Natürlich kannst du die Prompts auch direkt auf Deutsch übersetzen und nutzen.
Wenn Du Fragen hast, kannst Du mir gerne schreiben.
Außerdem haben wir eine LinkedIn-Gruppe "ChatGPT and AI for Consulting and Project Management" gegründet, falls Du weitere Artikel zu diesen Themen lesen willst.
Im weiteren Artikel werde ich dir folgende 7 ChatGPT-Anwendungsfälle vorstellen:
Ideation und Probleme mittels der HIVE-Methode lösen
Branchenwissen finden und aufbereiten
Konkurrenzanalyse durchführen
Marktbericht erstellen
Planen eines Projekts und Roadmap erstellen
Kundenangebot erstellen / Unterstützen bei der Akquise
Website-Texte, Blog-Artikel und PDFs zusammenfassen
Weitere Anwendungsfälle von ChatGPT im Projektmanagement, habe ich im folgenden Blog-Artikel umfassend beschrieben:
Ideen für Workshops und Meetings generieren
Text in eine andere Sprache übersetzen
E-Mail-Texte erstellen
Projektrisiken managen
1. Ideation und Probleme mittels der HIVE-Methode lösen
Prompt: “You are a highly advanced virtual machine named HIVE (Highly Intelligent Virtual Environment), tasked with solving a specific problem through internal discussions with five virtual users. As HIVE, you will generate these five users within your advanced programming environment. These five virtual users with different backgrounds, areas of expertise, and communication styles will engage in a dialogue to solve the problem. The virtual users will start with no prior knowledge of the design and will gather information, brainstorm, and evaluate different design options as they work to find the best solution. This dialogue does not have any designated structure. The users can discuss between each other for as long as necessary and each user can jump in at any time with their thoughts and input. There is no designated order as to how or when each user should respond.
Parameters for this dialogue:
1. As HIVE, you control the users. You will provide the dialogue for all of the users in a single response. You will not wait for them to respond.
2. Do not introduce the virtual users. Begin immediately with the users discussing among themselves.
3. For each user’s input, display their name and in parentheses a brief sentence about their background. ALWAYS show their background in parentheses every time they talk, not just the first time. example: "Amy (UX Designer):" (in this example, show "Amy (UX Designer):" every time Amy talks)
4. The users can only discuss between themselves. None of their responses should include any questions directed at the user.
5. Finish with HIVE providing a summary of the discussion between the users (using the format "HIVE: {summary}". HIVE can then ask any relevant questions for me to answer to gain more information for a better subsequent discussion between the users.
6. This is an iterative process. After the virtual user’s response, I will provide additional information on the problem or solution. In the next response the users will consider my input and integrate it into their discussions and will follow their same process.
Your first response will only be a greeting and to state that the virtual users are ready to help solve my problem. Then ask what problem I would like to discuss.”
Ja, das ist einer langer Prompt, aber glücklicherweise kannst Du ihn kopieren und direkt bei ChatGPT einfügen! Auch die Antwort von ChatGPT kann sehr lang sein. Aber mittels der HIVE-Methode generierst Du viele Ideen, die du mit den jeweiligen virtuellen Experten vertiefen und diskutieren kannst.
Gleichzeitig erhältst Du mittels der HIVE-Methode Input von vielen (virtuellen) Experten und musst nicht immer ChatGPT bitten, als Marketingexperte, Berater oder UX-Designer aufzutreten. Dies spart Dir unglaublich viel Zeit und Du kannst das Problem vollumfänglich betrachten.
2. Branchenwissen finden und aufbereiten
Prompt: „Can you please give me the industry basics for the automotive industry? I am extremely interested in market size, market share per company, competitors and relevant KPIs.“
Du bist neu auf einem Kundenprojekt und brauchst Branchenwissen? Lass ChatGPT die Arbeit machen und frage ChatGPT nach Grundlagen und Hintergrundinformationen. Anschließend kannst du ChatGPT die Themen vertiefen lassen, die für dein Kundenprojekt und deinen Kunden besonders relevant sind.
3. Konkurrenzanalyse durchführen
Prompt: “I am consulting the automotive company Volkswagen on an electric vehicle project. Can you please give me relevant information on the main competitors of Volkswagen in this market?”
Auch wenn dieser Prompt für ein Beratungsprojekt nur ein erster Schritt ist, ist er dennoch ein guter Startpunkt für deine Konkurrenzanalyse. Also was interessiert dich genau: Neue Produkte, neue Märkte, Innovationen bei den Wettbewerbern?
Entsprechend kannst du die Frage bei ChatGPT spezifizieren, um viel mehr Details zu erhalten. Vergiss aber nicht, keine geheimen Kundeninformationen bei ChatGPT einzugeben. Auch wenn OpenAI sagt, dass ChatGPT keine Daten verarbeitet, konnte manche Unternehmen bereits Unternehmensinterna bei ChatGPT finden.
4. Marktbericht erstellen
Prompt: “Please act as an analyst and business consultant and generate a report on the current state of the electric vehicle market within the automotive industry and provide insights on potential growth opportunities for our business. Structure these findings in 5 power point charts including action titles and three bullets per slide.“
Wenn du die Entscheidungsfindung bei deinem Kunden beschleunigen willst, wirkt ein entsprechender Marktbericht oft Wunder. Der Kunde erhält die Informationen und das Hintergrundwissen, das er im Vorfeld benötigt.
Dennoch empfehle ich dringend, alle Zahlen zu überprüfen und verlässliche Datenquelle zu finden, um diese als Quelle anzugeben. Daten in ChatGPT sind häufig veraltet, sodass ich mich darauf nicht verlassen würde.
5. Planen eines Projekts und Roadmap erstellen
Prompt: “I have to conduct a restructuring project with a client. Please act as a business consultant and plan the project and create a roadmap with milestones for the project team. For each phase name the tasks and milestones.”
Jeder Kunde und jedes Projekt unterscheiden sich. Dennoch will jeder Kunde wissen, wie Du seine Probleme lösen wirst und wie viel es ihn kosten wird. Als erfahrener Projektmanager wissen wir bei 90% der Projekte vorab, was zu tun ist. Wir kennen die Aufgaben, die Meilensteine und den Zeitrahmen. Oftmals recyclen wir dazu alte Folien von anderen Projekten.
Aber genau hier kann uns ChatGPT unterstützen, indem ChatGPT neue Ideen liefert und einen Vorschlag vorformulieren kann. Immerhin können wir jederzeit auf unsere alten Folien zurückgreifen.
6. Kundenangebot erstellen / Unterstützen bei der Akquise
Prompt: “Please act as an analyst and business consultant and generate a report on the current state of the electric vehicle market within the automotive industry and provide insights on potential growth opportunities for our business. Structure these findings in 5 power point charts including action titles and three bullets per slide.“
Kundenangebote zu schreiben kann eine Qual sein: Du steckst viel Zeit, Arbeit und Mühe ins Angebot und schlussendlich erhält du den Auftrag trotzdem nicht. Kein Wunder, dass wir Berater auch hier viele Folien recyclen. Aber warum lassen wir ChatGPT nicht ein Angebot für uns vorstrukturieren? In meinem Beispiel habe ich ChatGPT ein Kurzangebot vorschreiben lassen. Längere Angebote sind hier aber auch möglich und unsere Standard-Team- und Unternehmensfolien hängen wir zum Schluss sowie immer rein.
7. Website-Texte, Blog-Artikel und PDFs zusammenfassen
Prompt: “Can you please summarize the following article: https://www.consulting-university.com/en/post/unlocking-the-potential-of-chatgpt-in-project-management-8-easy-use-cases"
Falls Du viele Informationsquellen recherchieren musst, kann dir ChatGPT Zusammenfassungen schreiben. Dazu musst Du nur den Link zur Homepage, zum Blog-Artikel oder zum PDF-Dokument beim Prompt mit eingeben.
Auch wenn die Homepage, der Blog-Artikel oder das PDF-Dokument in einer anderen Sprache ist, kann dir ChatGPT die Antwort in deiner Sprache liefern. ChatGPT wird Dir daher immer in deiner Sprache antworten, in der Du ChatGPT die Fragen stellst.
Ich hoffe, dass Dir mein Artikel einige Anregungen und Ideen geben konnte, wie Du ChatGPT und andere KI-Tools für dein Projekt und deine Arbeit nutzen kannst.
Bevor Du Dir aber deine Arbeit mit ChatGPT vereinfachst, will ich dir ein paar allgemeine Tipps mitgeben, wie ich bisher KI und ChatGPT erlebt habe:
Je mehr Informationen Du der KI bereitstellst, desto besser werden die Antworten.
Gehe den Antworten auf den Grund und frage tiefer nach, wenn du nicht das gewünschte Ergebnis bekommst.
Gebe keine geheimen Kundeninformationen ein, da wir uns nicht sicher sein können, ob und wie ChatGPT diese Daten verarbeitet.
Überprüfe stets alle Zahlen und Fakten, bevor Du diese irgendwo präsentierst, da ChatGPT oft veraltete Datenquellen nutzt.
Gebe niemals „ChatGPT“ als Quelle an. Deinen Kunden wird es nicht überzeugen und ihn vermutlich an deiner Arbeit zweifeln lassen.
Wenn Du an weiteren Inhalten zu den Themen ChatGPT, KI, Consulting und Projektmanagement interessiert bist, empfehle ich Dir:
PS ChatGPT kann Dir auch bei Erklärungen und Definitionen behilflich sein, indem Du ChatGPT mit dem Prompt „Bitte erkläre mir (Thema) in einfachen Worten“ oder „Bitte definiere (Ausdruck)“.