Der Projektmanager, auch Projektleiter genannt, ist verantwortlich für die Projektleitung. Aber was heißt das genau „Projektleitung“? Wie ist die Rolle des Projektmanagers definiert? Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers? Und welche Kompetenzen solltest du als Projektmanager mitbringen? Dazu will ich dir alle notwendigen Informationen kurz, prägnant und einfach erklärt, mitgeben.
Definition Projektmanager / Definition Projektleiter und seine grundlegende Bedeutung
Der Projektmanager verantwortet die Planung, Durchführung und Steuerung eines Projekts. Je nach Projekt kann er für die finanzielle, zeitliche und qualitative Zielerreichung verantwortlich sein.
Oder einfach gesagt, er hat die Aufgabe das Projekt zu planen, zu starten und erfolgreich zu beenden.
Aufgaben Projektmanager / Aufgaben Projektleiter und dessen Verantwortlichkeiten
Die Aufgaben des Projektmanagers können sich je nach Projektart, Unternehmen und Konstellation unterscheiden. Ein interner Projektmanager wird andere Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahrnehmen als ein externer Projektmanager, bspw. ein Unternehmensberater.
Dennoch werde ich einen umfassenden Blick auf die Aufgaben geben. Je nach Projektgröße können einzelne Aufgaben auch an Projektmitarbeiter und externe Dienstleister abgegeben werden.
Im Rahmen der Planung und Projektvorbereitung hat der Projektmanager folgende Aufgaben:
Definition und Abstimmung der Projektziele, Projektergebnisse und des Projektumfangs mit dem Projektsponsor
Festlegung des Projektsponsors, wenn dieser nicht das Projekt initiiert hat
Identifikation und Analyse relevanter Stakeholder
Definition und Abstimmung relevanter Projekt-Ressourcen (Rollen, Mitarbeiter, finanzielle Mittel, externe Unterstützung, etc.)
Festlegung der Projektorganisation, also Projektstrukturplan und Zeitplan
Definition und Durchführung des Projekt-Reportings
Definition von Projektabbruchkriterien
Planung interner und externer Kommunikationsstrukturen
Vorbereitung und Durchführung des konstituierenden Projektausschusses (synonym für Projektsteuerkreis, Lenkungskreis oder Lenkungsausschuss)
Vorbereitung und Durchführung Projekt-Kickoff
In der Projektdurchführung hat der Projektmanager folgende Aufgaben:
Führung der Teilprojektleiter und / oder des Projektteams
Coaching/ Sparring der Projektmitarbeiter (wenn notwendig)
Zuweisung entsprechender Aufgaben an das Projektteam
Lösung von Konflikten innerhalb des Projektteams
Verwaltung und Beseitigung von Projektrisiken
Durchführung interner und externer Kommunikationsstrukturen
Planung, Durchführung und Nachbereitung des Projektausschusses und weiterer Gremien (bspw. Betriebsratssitzungen)
Koordinierung und Abstimmung mit externen Dienstleistern, die für das Projekt tätig sind
Überwachung und Kontrolle der Projektleistungen (Projektcontrolling) in Bezug auf:
Zeit: Termine und Meilensteine
Kosten: Interne und externe Kosten, bspw. für externe Beratungsunterstützung
Qualität der Arbeitsergebnisse
Funktion als Ansprechpartner im Projekt für Projektausschuss, Projektsponsor und Stakeholdern
Daher ergeben sich folgende Verantwortlichkeiten für den Projektmanager:
Einhaltung der definierten Projektziele (Zeit, Kosten/ Budget, Qualität)
Abstimmung von Abweichungen mit dem Projektausschuss und Projektsponsor
Treffen von Entscheidungen im Projekt (im Rahmen des Projektumfangs)
Eskalation von weiteren Entscheidungen an den Projektsponsor (sofern der Projektmanager diese nicht treffen kann)
Steuerung von Projektrisiken
Wenn du jetzt Überschneidungen zwischen seinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten siehst, hat das seine Berechtigung.
Ein Beispiel: Der Projektmanager kann die Überwachung und Kontrolle der Projektleistungen, also das Projektcontrolling, an das PMO (Projekt Management Office) abgeben. Gleichzeitig weist der Projektmanager das PMO an, dass ihm Abweichungen unverzüglich zu melden sind.
Was aber passiert, wenn das Budget am Projektende überschritten wurde?
Selbstverständlich hat das PMO in dem Fall versäumt seinen Aufgaben nachzukommen. Die Einhaltung der definierten Projektziele liegt im Verantwortungsbereich des Projektmanagers. Verantwortung ist nicht teilbar und somit liegt es im Verantwortungsbereich des Projektmanagers und es ist sein Fehler!
Dies heißt nicht, dass der Projektmanager keine Aufgaben delegieren kann. Es heißt auch nicht, dass er ins Micro-Management eintauchen muss. Aber ein guter Projektmanager muss alle definierten Projektziele stets im Blick behalten.
Ähnlich ist es bei der Steuerung von Projektrisiken. Wenn ein Teilprojekt aufgrund eines Risikos nicht weiterarbeiten kann, liegt es in der Verantwortung des Projektmanagers dieses Risiko notfalls mit dem Projektsponsor oder sogar im Projektausschuss zur Klärung zu bringen, sodass das Teilprojekt weiterarbeiten kann.
Tipp Nr. 1: Wenn du als Projektmanager ein Projekt leitest, bist du für die meisten Fehler und Risiken im Projekt nicht kausal verantwortlich. Du hast sie also nicht verursacht. Nichtsdestotrotz liegen alle diese Probleme, Fehler und Risiken im Verantwortungsbereich des Projekts, sodass du für die Lösung und Klärung verantwortlich bist. Ein guter Projektmanager agiert entsprechend und zeigt Verantwortungsfreude für diese Themen, um das Projekt zum Erfolg zu führen.
Tipp Nr. 2: Definiere in der Projektvorbereitung alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten für das gesamte Projektteam: Für das PMO, die Teilprojektleiter, die Projektmitarbeiter, für dich als Projektmanager, usw. Indem du diesen Standard setzt und im Projekt-Kick-Off besprichst, ersparst du dir viel Zeit und Ärger. Am Ende des Artikels zeige ich dir, wie sowas beispielhaft in PowerPoint aussehen kann.
Kompetenzen und Qualitäten eines erfolgreichen Projektmanagers
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers sind vielfältig. Genauso vielfältig sieht das Anforderungsprofil an einen Projektmanager aus. Anbei eine Übersicht der Anforderungen, die alphabetisch sortiert wurde:
Analytisches und strukturiertes Denken, um die Probleme und Ursachen zu verstehen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, da Projekte schnell verändern.
Führungswille und Verantwortungsfreude, um das Projekt erfolgreich ans Ziel zu bringen.
Kommunikationsfähigkeit (schriftlich und mündlich) und Konfliktlösungsfähigkeit, um alle Stakeholder und Projektbeteiligten zu adressieren.
Kritisches Denken, um die beste Lösung zu finden, die wirklich ein Problem löst.
Problemlösungskompetenz, da viele Probleme mit verschiedensten Optionen aufkommen. werden.
Strategischer Blick für das Unternehmen und das Projekt, um immer das Big Picture im Blick zu haben.
Zeitmanagement und Organisationstalent, da dies ein großer Teil der Aufgaben beeinflusst.
Die Definition, Aufgaben und Verantwortlichkeiten beziehen sich analog auch auf den IT-Projektmanager, wobei dessen Schwerpunkt im Bereich IT, Software oder Hardware liegt. Ferner können Branchen, Industrien, Unternehmen und Projektmanagementmethoden selbst Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers teilweise anders definieren und festlegen.
Typische Herausforderungen und Lösungsansätze von Projektmanagern
Projektmanager sehen sich oft mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, die den reibungslosen Verlauf ihrer Projekte beeinträchtigen. Dazu gehören knappe Ressourcen, unvorhergesehene Änderungen in den Anforderungen, Kommunikationsprobleme im Team und sich ändernde Prioritäten.
Die mangelnde Klarheit in Bezug auf Projektziele und -umfang kann ebenfalls zu Unstimmigkeiten führen. In dieser Phase ist es entscheidend, die Herausforderungen klar zu identifizieren, um wirkungsvolle Lösungen entwickeln zu können.
Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, ist eine proaktive Herangehensweise unerlässlich: „Verantwortungsfreude“ ist daher sehr wichtig, um als Projektmanager erfolgreich zu sein. Projektmanager sollten von Anfang an klare Kommunikationskanäle etablieren (bspw. eine festgelegte Meetingstruktur), um Missverständnisse zu minimieren.
Ein umfassendes Risikomanagement, das frühzeitig potenzielle Probleme identifiziert und abmildert, ist ebenfalls entscheidend. Hierzu habe ich auch einen umfassenden Artikel und sogar ein Buch geschrieben.
Zum Blogartikel: Risikomanagement im Projektmanagement: Die Methode Projektrisiken einfach zu bewältigen
Zu meinem Buch: Projektrisiken einfach lösen
Eine effektive Ressourcenplanung und -verwaltung hilft, Engpässe zu vermeiden. Zudem ist es wichtig, regelmäßige Teammeetings abzuhalten, um den Informationsfluss zu fördern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über den aktuellen Stand informiert sind.
Die Fähigkeit, flexibel zu denken und kreative Lösungen zu finden, trägt dazu bei, unerwartete Hindernisse erfolgreich zu überwinden. Indem Projektmanager proaktiv auf Herausforderungen reagieren, können sie die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen minimieren und den Projekterfolg sicherstellen.
Aus meiner Erfahrung heraus entstehen zahlreiche Herausforderungen aufgrund einer schlechten Planung. Während unerfahrene Projektmanager nicht alle Vorbereitungspunkte kennen und somit selten abdecken, haben erfahrene Projektmanager oft eine zeitliche Herausforderung oder erhalten sehr komplexe Projekte. Insbesondere neuartige und komplexe Projekte und Herausforderungen gilt es mit agilen Projektmanagementmethoden kreativ zu lösen. Hierbei kann es vorkommen, dass der Projektmanager sich bei agilen Projektmanagementmethoden selbst überflüssig macht. Bspw. sieht die agile Projektmanagementmethode „Scrum“ gar keinen Projektmanager vor.
Best Practices für erfolgreiche Projektmanager
Als Projektmanager musst du nicht alles wissen. Du solltest aber wissen, woher du dein benötigtes Wissen herbekommen kannst. Mein Buch „Projekte in 9 Schritten vorbereiten“ bietet daher Checklisten, Templates und viele Best Practices aus dem Projektmanagement, die sich in zahlreichen Projekten bei mir bewährt haben.
Wie bereits im Artikel erwähnt, solltest du die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von deinem Projekt und deinen Projektmitarbeitern zu Beginn festlegen und im Projekt-Kickoff mit dem Projektteam besprechen. Um dir dabei zu helfen, stelle ich dir einige kostenlose PowerPoint Vorlagen und eine kostenlose Checkliste für die Projektvorbereitung bereit. Schaue daher gerne in meiner Consulting University vorbei.
Zudem plaudere ich in meinem Buch „Projekte in 9 Schritten vorbereiten“ aus dem Nähkästchen, wie ich als Unternehmensberater Projekte Schritt-für-Schritt plane und vorbereite. Schau dir das Buch gerne an, falls du Unterstützung brauchst.
Ausblick: Die Zukunft des Projektmanagements
In Anbetracht der rasanten Veränderungen in der Geschäftswelt werfen Projektmanager einen Blick auf die Zukunft, um sich auf kommende Trends und Entwicklungen vorzubereiten. Eine der maßgeblichen Entwicklungen ist die verstärkte Integration von KI (künstliche Intelligenz) und Automatisierung in Projektmanagement-Tools.
In meinem Blogartikel „Maximiere Effizienz mit KI im Projektmanagement: 8 einfache ChatGPT Anwendungsfälle“ zeige ich dir, wie künstliche Intelligenz, bspw. ChatGPT 3.5, dir im Projektmanagement helfen und welche Aufgaben es bereits jetzt übernehmen kann.
Zudem lade ich dich in die LinkedIn-Gruppe „ChatGPT and AI for Consulting and Project Management“ ein. In dieser Gruppe diskutieren und zeigen dir andere Projektmanager Best Practices in Bezug auf künstliche Intelligenz und konkrete Anwendungsfälle aus ihren Unternehmen.
Eine weitere prägnante Entwicklung betrifft die verstärkte Berücksichtigung von agilen und hybriden Projektmanagementansätzen. Die Fähigkeit, sich schnell an veränderte Anforderungen anzupassen, wird zunehmend zu einem Wettbewerbsvorteil. Dennoch eigenen sich agile und hybride Projektmanagementmethoden nicht für alle Projekte. In meinem Blogartikel "Agile ist modern! Dabei verstehen viele Führungskräfte nicht, wann es sinnvoll eingesetzt wird" zeige ich dir, wann welche Projektmanagementmethode Sinn ergibt und eingesetzt werden muss.
Darüber hinaus steigt die Bedeutung von Soft Skills für Projektmanager. Die Fähigkeit zur effektiven Führung virtueller Teams und zur interkulturellen Kommunikation wird kritisch, da Unternehmen globaler agieren und remote Arbeit seit Corona einen festen Stellenwert in vielen Unternehmen hat.
Um sich auf diese Herausforderungen vorzubereiten, solltest du kontinuierlich deine Fähigkeiten erweitern und dich mit den neuesten Technologien vertraut machen. Die Teilnahme an Schulungen zu agilen Methoden und die Entwicklung von Führungsqualitäten sind ebenso wichtig wie die Bereitschaft zur Anpassung an neue Tools und Technologien.
Netzwerken in der Projektmanagement-Community ermöglicht dir den Austausch von Erfahrungen und die Identifizierung bewährter Praktiken. Zum Glück gibt es zahlreiche kostenlose Quellen, bspw. dieser Blog, aber auch kostenlose Netzwerk-Möglichkeiten, bspw. unsere LinkedIn-Gruppe.
Kurz gesagt, die Zukunft erfordert nicht nur technologische Anpassungsfähigkeit, sondern auch ein starkes Maß an Agilität und Lernbereitschaft von dir. Dies ist aber auch ein Grund, weshalb gute Projektmanager ständig von Unternehmen gesucht und angesprochen werden, egal ob als selbstständige Berater oder als angestellter Projektmanager im Unternehmen. Hieraus ergeben sich immer interessante Chancen für deine berufliche Zukunft.