Agiles Projektmanagement ist aktuell modern und wird von vielen Führungskräften als Lösung für ihre Probleme im Projektmanagement gesehen. Dabei ist agiles Projektmanagement genauso eine Methode wie das klassische Projektmanagement. Agiles Projektmanagement hat Vor- und Nachteile, weshalb der Einsatz vorab geprüft werden sollte. In diesem Artikel erkläre ich, beide Methoden und stelle Vor- und Nachteile im Vergleich gegenüber.
Herausforderung: Klassisches oder Agiles Projektmanagement einsetzen?
In der Projektvorbereitung fragen mich viele Kunden, welche Projektmanagementmethode für ihr Projekt die Beste sei. Wenn ich dann ein klassisches Projektmanagement vorschlage, frage mich viele, ob „agile“ nicht besser, modern und zielführender ist.
Oft werden agile Projektmanagementmethoden von den Führungskräften als modern und aktuell angesehen. Zumal klassisches Projektmanagementmethoden oftmals zu Projektabbrüchen geführt haben oder solche Projekte nicht als erfolgreich angesehen wurden: Budget überschritten, Zeitplan lief aus dem Ruder oder die Qualität hat zu Projektende nicht gestimmt.
Vereinfacht gesagt, agiles Projektmanagement wird vornehmlich bei Software- und Innovationsprojekten eingesetzt, deren Endprodukte noch nicht definiert werden können. Während klassisches (auch traditionelles) Projektmanagement zum Einsatz kommt, wenn das Endprodukt oder Ergebnis bereits zu Projektbeginn definiert werden kann.
Der Vergleich von klassischem und agilem Projektmanagement
Um meine Kunde auf einen Blick zu überzeugen, habe ich folgende Übersicht erstellt, die ich dir gerne mit an die Hand gebe. Ziel des folgenden Abschnitts ist es, dass du am Ende die Projektmanagementmethode für dein Projekt wählen kannst, die dir am sinnvollsten erscheint:
Agiles Projektmanagement oder Klassisches Projektmanagement (auch Wasserfall Projektmanagement oder traditionelles Projektmanagement genannt).
Da lange Erklärungen häufig wenig bringen, habe ich folgende Übersicht erstellt, die auch du nutzen kannst, um eine Entscheidung zu treffen:
Klassisches Projektmanagement Beispiel und Merkmale
Projektziel ist es, ein Restrukturierungsprojekt in der ABC GmbH durchzuführen, um die EBIT-Lücke in Höhe von 10% zu schließen. Dazu soll ein umfassender Maßnahmenkatalog bis zum 30.06.2024 ausgearbeitet werden.
Das Projektziel: „10% EBIT-Lücke schließen“, steht zu Beginn fest. Anhand der Bilanz und in Abstimmung mit dem Controlling kann der Wert sehr schnell definiert werden, wenn dieser nicht bereits feststeht.
Der Projektumfang: „ABC GmbH“ ist klar definiert.
Anhand des Projektziels und des Projektumfangs können Aufgaben detailliert zu Beginn geplant werden und die Anforderungen können in einem Lastenheft festgeschrieben werden. In diesem Beispiel ist es:
10% EBIT-Lücke mit Controlling abstimmen,
ABC GmbH umfassend nach Optimierungspotenzialen analysieren,
Maßnahmenkatalog und Effizienzmaßnahmen je Abteilung definieren und mit den Abteilungsleitern bis 30.06.2024 abstimmen.
Die Projektphasen umfassen die Analyse und Konzeption. Von der Implementierung wird in der Zielsetzung bis zum 30.06.2024 noch nicht gesprochen. Die Anforderungen und Aufgaben lassen sich daher präzise in Projektphasen einteilen.
Definition klassisches Projektmanagement
Beim Klassischen Projektmanagement handelt es sich um ein lineares Vorgehensmodell, welches in aufeinander folgenden Projektphasen organisiert ist. Ähnlich wie bei einem Wasserfall in der Natur fallen hierbei die Ergebnisse mit jeder Projektphase nach unten in die nächste Projektphase. Daher wird es auch oft Wasserfallmodell genannt.
Dabei hat jede Phase ein definiertes Start- und Enddatum (die sogenannten Meilensteine), bei denen definierte Arbeitsergebnisse präsentiert und abgenommen werden.
Vorteile und Nachteile des klassischen Projektmanagements
Vorteile
Einfache Struktur, da klar abgegrenzte Projektphasen.
Einfache Planung und Kontrolle aufgrund guter Übersicht zum Projektstatus auf Basis Meilensteine und GANTT-Chart.
Abschätzung der Kosten und Zeitaufwands bereits zu Beginn möglich (auf Basis stabiler Anforderungen).
Nachteile
Komplexe Projekte mit unklarem Projektumfang lassen sich schwer in Projektphasen unterteilen.
Unflexibel aufgrund geringer Anpassungsspielraum für veränderte Anforderungen aufgrund definierter Meilensteine (erfordert einen Projekt-Change, der mit den Stakeholdern abgestimmt werden muss).
Schritte zurück sind in der Praxis oft unvermeidlich, wenn neue Erkenntnisse im Projekt und Projektteam ankommen.
Eine einzige und große Implementierung „Big Bang“ kann die Organisation überfordern und zeitweise zum Stillstand führen.
Agiles Projektmanagement Beispiel und Merkmale
Projektziel ist es, einen Net Promoter Score (NPS: Kennzahl misst, ob Kunden die Dienstleistung weiterempfehlen würden) von über 50 für die ABC GmbH bis zum 30.09.2024 zu erreichen.
Das Projektziel und der Projektumfang sind klar definiert, nämlich einen Net Promoter Score (NPS) von über 50 für den Kundenservice im eigenen Unternehmen, der ABC GmbH, bis zum 30.09.2024 erreichen.
Dagegen ist das wie, der Projektcharakter und die Planbarkeit wenig konkret zu Projektbeginn definiert. Die dazu erforderlichen Maßnahmen und Aufgaben müssen mit den Abteilungen und Kunden besprochen und definiert werden. Denn erst nach den Interviews der Kunden weiß das Projektteam, was es genau machen muss.
Die Projektphasen umfassen neben der Analyse und Konzeption auch die Implementierung der identifizierten Maßnahmen, um das Projektziel, einen NPS von über 50 bis zum 30.09.2024 zu erreichen.
Auch wenn manche Aspekte für ein klassisches Projektmanagement sprechen, weiß das Projektteam noch nicht, welche Aufgaben und konkreten Maßnahmen es umsetzen muss oder wird. Dieser Aspekt ist zur Projektplanung noch komplett offen und spricht für ein iteratives Vorgehen.
Definition agiles Projektmanagement
Beim agilen Projektmanagement liegt der Fokus auf das zu liefernde Ergebnis und die Akzeptanz durch den Kunden oder Anwender. Hierfür wird das Projekt und das zu liefernde Ergebnis in kleine Arbeitspakete aufgebrochen und iterativ bearbeitet. Diese werden regelmäßig und in kurzen Abständen (meist „Sprints“ genannt) mit dem Kunden oder Anwender abgestimmt. Dies ermöglicht eine hohe Flexibilität, um auf die Kundenwünsche einzugehen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Fakt: Das agile Projektmanagement ist ein Sammelbegriff, der verschiedene agile Methoden (bspw. Scrum, Kanban oder SAFe (Scaled Agile Framework)) zusammenfasst. Der Begriff kommt aus der Software-Entwicklung, wobei diese Projektmanagementmethode nicht nur im Bereich der Software-Entwicklung genutzt wird.
Vorteile und Nachteile des agilen Projektmanagements
Vorteile
Flexibilität bei Anforderungsänderungen (bspw. Veränderung der Markt- oder Kundenanforderungen)
Iterative Lieferung von Ergebnissen im Sprint-Takt, die auf vorherigen Ergebnissen aufbauen
Verminderung nachträglicher Änderungen am Ergebnis aufgrund des iterativen Vorgehens
Nachteile
Erfordert Unternehmenskultur, die es zulässt, dass Mitarbeiter Entscheidungen treffen (dürfen)
Ergebnisse der ersten Phasen noch sehr klein
Vergleich von klassischem und agilem Projektmanagement und deren Implikationen auf dein Projekt
Aus der Entscheidung für ein agiles Projektvorgehen oder einem klassischen Projektvorgehen, ergeben sich auch Implikationen für das Projekt selbst, die insbesondere dem Projektmanager, Projekt-Stakeholdern und dem Projektsponsor klar sein müssen:
Implikationen agiler und klassischer Projektmanagementmethoden
Dimension | Klassisches Projektmanagement | Agiles Projektmanagement |
Vorgehensweise | Bearbeitung meist linear und sukzessiv in definierten Projektphasen | Bearbeitung erfolgt iterativ-inkrementell auf Basis der neuen Erkenntnisse |
Phasen | Nutzung von Meilensteinen | Nutzung von Sprints |
Tools | GANTT-Chart, Meilensteine | Backlog, Burn-Down-Chart |
Kommunikation | Projektlenkungsausschuss | Dailies, Plannings, Reviews |
Einzbezug Stakeholder | Zu Beginn und zu wichtigen Meilensteinen | Fortlaufend |
Ergebnisverantwortung | Projektmanager | Projektteam |
Ergebnis Review | Meilensteine und Endergebnis | Zwischenergebnisse aus Sprints |
Fazit: Wasserfall vs. Agil – Wann ergibt welche Projektmanagementmethode Sinn?
Nun stellt sich die Frage, welches das „Richtige“ Projektmanagement ist...
Leider gibt es nicht „die“ Lösung und es muss projektindividuell entschieden werden. Als Projektmanager musst du meist einen Vorschlag präsentieren, wie du das Projekt am besten leiten und steuern willst.
Als erfahrener Projektmanager werden oft die Vorteile von beiden Projektmanagementmethoden in einem hybriden Vorgehen vereint.
Als unerfahrener Projektmanager würde ich mich für eine Projektmanagementmethode entscheiden und meine Entscheidung vom Projektziel und Projektumfang abhängig machen: Wie klar definiert ist das und können die Aufgaben im Projekt klar abgeleitet und definiert werden.
Heutzutage wird das agile Projektmanagement fälschlicherweise als „Heilmittel“ für allgemeine Probleme im Projekt angesehen. Ein erfolgreiches Projekt hängt weder an der Projektmanagementmethode noch an irgendwelchen Tools für Projektmanagement. Politische Spielchen, Interessenskonflikte, divergierende Ziele, mangelnde Unterstützung des Projektsponsors können sowohl agile und klassisch organisierte Projekte zu Fall bringen.
Daher musst du, die Vor- und Nachteile beider Projektmanagementmethoden kennen und für dein Projekt abwägen können, welche die bessere ist. Zudem spricht absolut nichts dagegen, die besten Methoden, Tools und Standards aus beiden Projektmanagementmethoden für dein Projekt zu nutzen. Der Projekterfolg wird dir Recht geben.
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Egal, ob du dich für das klassische Projektmanagement oder das agile Projektmanagement entscheidest. Die Anforderungen an ein gutes Projektmanagement sind oft die gleichen und gerade in der Projektvorbereitung kannst du viele Fehler vermeiden.
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